Utile et évolutive, réinventez la documentation en mode agile

A l’heure des méthodes agiles et de la transversalité des métiers, la documentation est plus que jamais un bien essentiel et précieux de l’entreprise.

Mais pour en faire une base de connaissances utile et qui permette à tous les acteurs de gagner en efficacité elle doit être totalement réinventée.

Gagnez du temps, choisissez Ogibase, la documentation en ligne vraiment utile.

C'est parti
La documentation est essentielle pour tous les acteurs d'une organisation.

Pourquoi réinventer la documentation ?

Nos organisations sont complexes

Parce que les règles de fonctionnement des entreprises sont complexes et qu’elles évoluent très vite, les collaborateurs ont grand besoin d’autonomie et qu’on prenne soin d’eux en leur fournissant toute la connaissance nécessaire à leurs activités.

Evolutions professionnelles, nouveaux entrants, délégation de tâches, tests, évolutions, nouveaux outils ou processus : pour tous ces sujets une bonne documentation est primordiale pour réussir.

Les outils ne sont pas adaptés

Parce qu’une documentation ce n’est pas un PDF avec des centaines de pages car on constate que :

  • c’est pénible à rédiger
  • encore plus à mettre à jour
  • les utilisateurs ne s’en servent pas
  • il n’y a aucune capacité de recherche

Parce qu’un document perdu sur un partage bureautique, des emails ou encore des notes personnelles n’ont aucun intérêt collectif …

Gagner en efficacité

Parce qu’on veut sans cesse gagner du temps et être plus efficaces, de façon individuelle et collective, il faut pouvoir capitaliser simplement et rapidement toute connaissance utile.

Un moteur de recherche performant et full-text est indispensable pour retrouver du contenu en un clin d’œil et c’est la solution qu’attendent les utilisateurs pour retrouver la bonne information au bon moment.

Parce que c’est à la documentation d’être adaptée à l’utilisateur et non l’inverse.

Agile ?

Illustration agilité

La méthodologie agile a démontré son efficacité dans de nombreuses organisations.
Quels bénéfices peut-elle apporter au sujet de la documentation ?

Mieux répondre aux besoins

Une documentation utile, adaptée et orientée fonctionnalités plutôt qu’une documentation exhaustive et descriptive

Itérer et réduire les délais

Livrer la documentation en même temps que les processus ou les fonctionnalités. Pouvoir la modifier en quelques clics pour être toujours à jour

Renforcer la collaboration

Interagir, partager et contribuer à l’efficacité collective entre toutes les équipes (conception, production, support, …)

Les meilleures fonctionnalités pour votre documentation

Extrait exemple procédure

Créez un contenu pertinent

  • Des fiches concises sur une action précise et explicite pour les utilisateurs
  • Avec des liens internes pour accéder à plus de détail si nécessaire, sans nuire à la clarté ni se répéter
  • Illustré par des images, animations, blocs d’avertissement, pièces jointes (stockées ou url), … 

Facile à construire et à mettre à jour

  • Editeur avancé intuitif et facile à utiliser
  • Modèles pour créer du contenu en un rien de temps
  • Seulement 3 clics nécessaires pour mettre à jour une fiche

Partager, interagir et encourager l’amélioration continue

  • Partages, likes, commentaires
  • Signalements pour remonter des manques ou dysfonctionnements éventuels
  • Notifications automatiques des utilisateurs abonnés aux nouveautés et changements apportés selon la fréquence qu’ils désirent

Et bien plus encore : Catégories, Statuts avec Workflow, Gestion de la publication, …

Jusqu’à 100 000 fiches accessibles en 3 clics seulement

Grâce à notre interface inédite et notre structure de classement totalement innovante, vous pouvez intégrer jusqu’à 100 000 fiches accessibles en 3 clics seulement

Un réservoir de connaissances à portée de clic  

Un moteur de recherche ultra performant avec suggestions et synonymes

« Codifier » ou bien « Codification » renvoient les mêmes résultats grâce à l’utilisation des racines de mots clefs pour la recherche.

Vous pouvez également utiliser et mettre en place un dictionnaire de synonyme entièrement paramétrable.

Avec ce moteur de recherche, on pourrait retrouver une aiguille dans une botte de foin 🙂

Un outil SAAS clef en main, prêt à servir

Sécurisée et accessible partout, Ogibase est une solution SAAS clef en main, immédiatement opérationnelle mais aussi :

  • Paramétrable pour l’ajuster à vos besoins
  • Responsive pour s’adapter à toute taille d’écran

Et nous sommes à votre disposition pour vous proposer un accompagnement adapté à vos besoins (étude de vos besoins documentaires, plans d’actions, réalisation d’ateliers de capitalisation, suivi et pilotage, …)

Débloquez les verrous de votre productivité

Utilisateur bloqué, insatisfaction, ticket à créer au support ?
Inversez la tendance en créant une fiche par message d’erreur avec son explication et la solution de contournement.
L’utilisateur comprend la situation, se débloque en toute autonomie, est satisfait et tout le monde gagne du temps.

Pas de formation disponible pour le moment ?
Choisissez les fiches qui leur sont utiles et construisez un programme de formation en quelques minutes.

Mise en production ? Changement de mode opératoire ?
Mettez à jour la documentation en quelques instants et notifiez automatiquement vos utilisateurs de tous ces changements.

La rétention de l’information est néfaste pour toute organisation.
Encouragez vos collaborateurs à partager leurs connaissances, être reconnus pour cela et se concentrer sur leur valeur ajoutée.

Captez la connaissance

Avec Ogibase, permettez à vos collaborateurs d'identifier et capter la connaissance à capitaliser en quelques clics.

Capitalisez et Organisez vos connaissances

Grâce à notre système de classement et catégorisation simple et intuitif, encouragez l’amélioration continue et la réutilisation des connaissances.

Retrouvez et partagez la connaissance

Utiliser notre moteur de recherche plein texte pour retrouver en un instant ce que vous souhaitez.
Donner la possibilité aux collaborateurs de partager leurs connaissances.

Tirez profit et gagnez en efficacité

Accédez à la bonne information au bon moment et permettez à tous les acteurs de disposer d’un socle de connaissances pour gagner en efficacité

C’est parti, prenons contact

Vous souhaitez obtenir plus d’informations, une démonstration ou échanger au sujet de la documentation et des bases de connaissances ?
Envoyez-nous vos coordonnées et nous vous contacterons dans les plus brefs délais.

Vos besoins et questions nous intéressent.